Contingências operacionais: O que são e qual a sua importância? 

Em todo o mundo, não existe uma empresa que esteja totalmente livre de problemas. Mesmo com eficientes planejamentos, acontecimentos inesperados podem surpreender gestores, causando prejuízos. A boa notícia é que a adoção de planos de contingências operacionais pode ajudar! 

Eles fazem parte de uma estratégia proativa que as empresas podem adotar para lidar com situações negativas e assegurar a continuidade dos negócios.  

Neste artigo, entenda o que são os planos de contingências operacionais, a importância deles para a empresa e como construir estratégias que ajudem a manter a saúde dos seus negócios. Boa leitura! 

O que é contingência operacional? 

Seja um incêndio, uma enchente ou comprometimento da imagem por diferentes razões: toda empresa está sujeita a correr riscos e ter sérios problemas com isso. Como parte da solução, a gestão da contingência operacional se destaca! 

Esse é um tipo de plano que surge quando é inevitável a exposição da empresa a algum tipo de risco.  

Com ele, os gestores criam respostas assertivas, apropriadas e ágeis para variadas situações que atrapalham o cumprimento das metas, objetivos do negócio e até a segurança da operação.  

Esse plano funciona da seguinte forma: se o plano A não funciona por algum motivo, um “plano B” é rapidamente colocado em prática para gerenciar a ocorrência de algum risco. 

Logo, ter esse tipo de gestão é indispensável para qualquer segmento operacional. Se um risco é administrado de maneira incorreta, podendo ser uma ameaça constante, a possibilidade de o empreendimento passar por prejuízos financeiros é bem maior. 

De alguma forma, isso também pode afetar significativamente as margens de lucro da empresa, reduzindo a eficiência do negócio.  

Assim, fica fácil concluir que esse é um tipo de gestão de risco é fundamental para empresas, pelo fato de diminuir, ou até evitar, prejuízos, riscos operacionais e aumento de custos. 

Onde o plano de contingência pode atuar? 

Especialistas costumam falar que o plano de contingência é um processo complementar à gestão de risco! Mas você sabe de que forma? 

Esse é um documento que entra em uma situação em que o risco não pode ser totalmente eliminado. Ou seja, ele é utilizado em situações em que, por mais que se reduza a chance de ocorrência do risco, sempre existirá uma possibilidade de ele acontecer.  

Isso mostra que, mesmo atuando com estratégias preventivas, sempre será necessário ir além e fazer mais, como se fosse um plano B, plano C etc. 

Para melhor entendimento, pense nas contingências operacionais como sendo vários processos previamente planejados e que são colocados em prática diante de alguma emergência. 

Tal medida não impedirá que o problema ocorra, mas é a melhor forma de garantir que as consequências negativas e os prejuízos tenham o menor impacto possível. 

Esses problemas são diferentes e próprios de cada modelo de negócio, já que acontecem em decorrência das suas atividades e tipo de processos adotados. Mas, de modo geral, as ações giram em torno dos seguintes acontecimentos: 

• Acidentes de trabalho; 

• Assaltos; 

• Incêndios; 

• Inundações; 

• Ataques virtuais; 

• Falta de água ou de energia; 

• Paralisações e greves; 

• Perda de arquivos relevantes, entre muitos outros. 

É justamente para essas situações que a elaboração de um plano de contingências operacionais torna-se importante. Ele diz o que deve ser feito na hora ou até antes de a crise acontecer, impedindo problemas devastadores. 

Mas afinal, para que serve o processo de contingência? 

Como você acompanhou anteriormente, planos de contingências operacionais devem ser acionados sempre que ocorre algum evento que pode alterar (e comprometer) a rotina de uma empresa.  

Isto é, caso aconteça algum evento que fuja da normalidade, a segurança da operação não será comprometida com maior intensidade e a companhia estará mais bem preparada para tomar medidas eficazes e adequadas contra o problema. 

Por intermédio de um eficaz plano de contingência operacional, a empresa conseguirá: 

• Diminuir a ocorrência de perdas durante um incidente; 

• Orientar colaboradores em situações de risco; 

• Visualizar, de maneira muito mais efetiva, os riscos empresariais, auxiliando na elaboração de estratégias para enfrentá-los; 

• Guiar as equipes a atuar em situações inusitadas; 

• Criar espírito de preservação nos colaboradores. 

Ou seja, às contingências operacionais são vistas como uma necessidade que reduz seus riscos, mesmo que esteja passando por algum tipo de desafio.  

Logo, todos os tipos de empresas, sejam elas atuantes de qualquer segmento, de pequeno, médio ou grande porte, precisam ter um processo de contingência para atuar diante de algum incidente.  

Diferenças entre um plano de contingência e um plano de gestão de riscos 

De grande relevância para empresas, um eficiente plano de contingência operacional e um ótimo plano de gestão de riscos são essenciais. Mas você consegue reconhecer a diferença entre eles? 

Focado na prevenção, o principal objetivo da gestão de riscos é agir proativamente para identificar, analisar e mitigar riscos potenciais, ajudando a minimizar a probabilidade ou o impacto negativo em um projeto. 

Suas atividades envolvem 5 pontos: 

1. Identificar: Encontrar e documentar os riscos potenciais que podem afetar o projeto; 

2. Analisar: Avaliar a probabilidade e o impacto da ocorrência de cada risco; 

3. Priorizar: Classificar os riscos de acordo com seu grau de importância; 

4. Mitigar: Desenvolver e implementar estratégias para reduzir a probabilidade ou o impacto de surgimento de cada risco; 

5. Monitorar e atualizar: Monitorar os riscos continuamente e atualizar o plano conforme necessário. 

Com foco na resposta e na recuperação, o objetivo dos planos de contingências operacionais é um pouco diferente. Sua meta é definir ações a serem tomadas caso um evento de risco previamente identificado se concretize. 

Suas atividades envolvem 4 pontos: 

1. Determinar gatilhos: Definir eventos específicos que sinalizam a urgência de ativar o plano de contingência; 

2. Descrever ações: Detalhar quais serão as etapas a serem tomadas para rapidamente responder ao risco/incidente, incluindo responsabilidades, recursos e prazos; 

3. Comunicar o plano: Comunicar o plano de contingência a todos os stakeholders relevantes; 

4. Testar e revisar: Testar os planos de contingências operacionais periodicamente e atualizá-los conforme a necessidade. 

Em resumo, o plano de gestão de riscos deve ser utilizado para reduzir a probabilidade de ocorrência de eventos negativos em seu projeto.  

O plano de contingência, por sua vez, deve ser elaborado para cada risco que não possa ser eliminado completamente, detalhando qual será a resposta para sua ocorrência. 

8 etapas para elaborar planos de contingências operacionais 

Para criar eficientes planos é fundamental avaliar a probabilidade e gravidade de cada risco. Assim, se um evento negativo ocorrer, a equipe entrará em ação para resolver rapidamente o risco. 

Assim, a elaboração de planos de contingências operacionais deve seguir algumas etapas de planejamento, comunicação, treinamento e simulação dos fatos previstos. Veja detalhes! 

1- Enumere os riscos 

Comece enumerando todos os riscos que possam afetar diferentes níveis da empresa. Com isso, alinhe todos os seus planos de contingência com o escopo e a magnitude dos riscos. 

Uma boa ideia é eleger um time multidisciplinar e treiná-lo em rotinas de gestão de riscos.  

2- Pondere os riscos com base na gravidade  

Depois de delinear os riscos e ameaças em potencial, trabalhe para identificar os possíveis impactos de cada risco. 

Avalie cada qual com base em duas métricas:  

• Gravidade do impacto caso o risco aconteça;  

• Probabilidade de concretização do risco.  

Também defina a gravidade e probabilidade de cada risco (alto, médio e baixo). 

3- Identifique riscos importantes 

Após estabelecer a gravidade e probabilidade de cada risco, determine aqueles mais importantes a abordar.  

Confira como podem se desenvolver os diferentes riscos e um possível cenário de plano de contingência. 

4- Crie planos de contingência de operação para os maiores riscos 

Crie um plano de contingência operacional para cada risco identificado como importante. Como parte desse plano, descreva o risco e lance ideias sobre o que deve ser feito para que ele se concretize.  

Cada plano elaborado deve incluir todas as etapas a serem tomadas para restabelecer a normalidade, devendo incluir as seguintes informações: 

• Os eventos que colocarão o plano em ação; 

• A resposta imediata; 

• As pessoas envolvidas e informadas; 

• Principais responsabilidades; 

• O cronograma de resposta, isto é, ações imediatas e de longo prazo. 

5- Obtenha a aprovação do plano de contingência de operação

Assegure que os líderes empresariais relevantes estejam a par do plano e concordem com a linha de ação. Isso é especialmente pertinente se você estiver criando planos por equipe ou departamento.  

Ao desenvolver um plano de contingência operacional, a equipe estará capacitada para responder rapidamente a um risco, mas convém garantir a linha de atuação certa.  

Além disso, a pré-aprovação permitirá aplicar o plano em marcha com confiança, sabendo que você está no caminho certo, e sem ter que pedir aprovações de antemão. 

6- Distribua os seus planos de contingência de operação

Certifique-se de que todos saibam o que será feito. Assim, quando for exigido, você poderá rapidamente agir.  

Mas, para isso, é preciso manter os seus planos de contingência em um ponto central de referência. Com isso todos possam acessá-los facilmente, se necessário. 

7 – Acompanhe os planos de contingência de operação

Faça o repasse dos planos de contingências operacionais frequentemente para se certificar de que ainda tenham a precisão desejada.  

Leve em conta os novos riscos ou as novas oportunidades, como funcionários recém-contratados ou alguma reestruturação na empresa. Se um novo líder executivo ingressar na equipe, dê-lhe a oportunidade de avaliá-lo também. 

8- Fique sempre atento aos riscos 

Em empresas, o surgimento de novos riscos pode acontecer. Logo, se descobrir um novo risco com gravidade ou probabilidade suficientemente elevadas, siga os passos anteriores e crie um novo plano de contingência.  

Em contrapartida, talvez alguns dos cenários reduziram a probabilidade de acontecer ou, se acontecerem, não terão tanto impacto na sua equipe. Logo, seus planos podem ser colocados em segundo plano. 

E aí, gostou de saber mais sobre a relevância dos planos de contingências operacionais? Então aproveite para continuar acompanhando o blog da Aiko e saiba mais sobre gestão!