Dicas para melhorar o gerenciamento de riscos de frotas

Em diferentes empresas, o gerenciamento de risco de frotas representa uma importante necessidade. Essa prática visa identificar e gerenciar diversos problemas que podem tornar uma operação não conforme ou insegura, bem como permite agir proativamente para mitigar diversos problemas. 

Cabe ao gerenciamento de riscos de frotas a função de previamente identificar os muitos riscos que podem surgir durante as operações e, assim, tomar decisões para mitigá-los, visando a redução de perdas. 

É claro que não é possível se preparar para todos os potenciais cenários que motoristas e operadores de máquinas podem passar. Porém, um eficiente planejamento para melhorar o gerenciamento de riscos de frotas pode ajudar a reduzir drasticamente a probabilidade de contratempos e demais problemas relacionados à frota. 

Assim, neste artigo, convidamos você a entender a importância do gerenciamento de riscos de frotas, além das melhores ações para implementá-lo com sucesso. Continue a leitura e conheça algumas dicas para melhorar o gerenciamento de riscos de frotas.

Como funciona o gerenciamento da frota? 

O gerenciamento de frotas é realizado de diferentes formas que vão variar de empresa para empresa e de segmento para segmento. Mas, por muito tempo esse gerenciamento costumava ocorrer por meio de planilhas, que eram alimentadas por gestores de frotas. 

No atual contexto desse gerenciamento, o gestor de frota ainda é muito presente, contudo, ele conta cada vez mais com sistemas inteligentes capazes de monitorar o dia a dia da frota.  

Com isso, o gestor não precisa mais se preocupar em preencher os dados em uma planilha, o que acaba otimizando sua rotina, pois, muitas vezes as planilhas só suportavam dados básicos, sem muitas complexidades.  

Com o uso de sistemas de gestão de frotas, esse tipo de trabalho é muito mais rápido, estratégico e eficiente, já que os sistemas avisam a necessidade de manutenções nos veículos, ajudam a controlar os custos, produzir dados e relatórios para tornar as tomadas de decisões muito mais assertivas.

O que é gerenciamento de riscos?

Como você acompanhou, gerir frotas, independentemente do seu tipo, envolve riscos diversos: caso da condução indevida do veículo, multas, roubos de cargas, falhas mecânicas, deficiências operacionais, entre outros pontos. 

Assim, cabe à empresa identificar as possíveis ameaças que sua frota está sujeita, a fim de adotar ações para evitá-las ou, pelo menos, reduzir os danos, garantindo a continuidade da operação com o menor risco possível. 

Nesse contexto, é considerado risco a possibilidade de ocorrer um evento ou situação capaz de causar um impacto negativo para os objetivos e metas da empresa. 

Dessa forma, o gerenciamento de riscos de frotas é definido como um conjunto de ações estratégicas que permitem identificar, administrar e prevenir riscos atrelados a determinadas atividades.  

Esses procedimentos, quando realizados de forma estratégica, permitem que a empresa atue de forma preventiva, trabalhando ativamente para diminuir seus riscos, e consequentemente suas perdas. 

É também considerado um processo capaz de auxiliar os gestores e profissionais do ramo a identificar as possíveis perdas dentro do negócio.  

Por isso, a gestão de riscos de frotas não se resume apenas à prevenção. Ela também opera diretamente na melhoria dos processos, a fim de implantar mecanismos que impactem na redução dos riscos.

Conheça os componentes do gerenciamento de riscos

Gerenciar riscos é uma necessidade recorrente em praticamente todo tipo de negócio e operação. Há alguns componentes na área de gestão de frotas que podem ser aplicados para melhorar a eficiência dessa operação, que são:

1 – Identificação 

Essa é a etapa inicial. Nela, os responsáveis pelo gerenciamento direcionam sua atenção para vários aspectos, como: possíveis ameaças, vulnerabilidades, riscos potenciais e seus impactos, probabilidade de ocorrência de riscos específicos e quais são as condições que influenciem a probabilidade de ocorrência destes riscos.

Esse é um processo que deve ser realizado de forma frequente e recorrente, já que os riscos podem mudar com o tempo. 

2 – Medição e avaliação

Com os riscos identificados e classificados, os especialistas podem categorizá-los para priorizar aqueles que se mostrarem mais urgentes. Nesta etapa também são planejadas as ações que virão em seguida.

3 – Mitigação

Os planos de mitigação são adotados para evitar, reduzir, minimizar ou controlar os riscos anteriormente identificados, dando maior atenção aos mais críticos. Em algumas situações, o risco pode ser inerente à operação, assim a empresa tem a opção de aceitá-lo como parte de um benefício maior.

4 – Relatórios e monitoramento

O gerenciamento de riscos de frotas não pode terminar com as ações de mitigação. Será necessário realizar o monitoramento constante dos riscos, criando relatórios para o acompanhamento das ameaças identificadas.

5 – Governança

O último dos componentes é a governança. Com ela, há a criação de um plano de gerenciamento de riscos dentro da empresa, a fim de manter os processos em conformidade com todas as etapas realizadas.

5 Dicas para melhorar o gerenciamento de riscos de frotas

Agora que você já tem informações suficientes sobre gerenciamento de riscos de frotas, confira algumas dicas para melhorar esse gerenciamento e otimizar esse processo essencial para sua empresa:

1 – Automatize relatórios de conformidade

Como qualquer gestor de frota sabe, a conformidade possui grande relevância no gerenciamento de uma frota. É aí que a automação mostra sua importância, pois facilita o preenchimento de relatórios burocráticos.  

Neste contexto, a era digital simplificou todo o processo, com a tecnologia otimizando os apontamentos e a gestão de toda a frota. 

Com isso, o envio de documentos é facilitado, com o mínimo de erros administrativos. Também permite o armazenamento on-line na nuvem para eventos de relatórios anteriores que podem ser facilmente acessados ​​quando necessário.  

A automação também reduz o manuseio de muitos papéis, simplificando a comunicação e ajudando na melhoria da precisão. 

A Aiko, por exemplo, apresenta ao mercado o seu Gestor de Frotas TrackIT, um sistema de gestão de frotas com muitas aplicações e possibilidades.  

Com apontamentos eletrônicos, controle de combustível e manutenção do computador de bordo, esse sistema facilita a vida de todos envolvidos na operação, atende os operadores e garante agilidade nos processos.

2 – Invista em câmeras inteligentes

As câmeras na cabine de caminhões, carros e máquinas agrícolas/florestais são essenciais dentro do gerenciamento de risco de frotas.  

O uso das câmeras inteligentes (câmeras de fadiga) irá oferecer uma segurança muito maior aos motoristas em campo. Por meio de algoritmos inteligentes é possível identificar comportamentos de risco e, quando necessário, gerar alertas sonoros para o condutor em tempo real.   

Ou seja, a câmera detecta situações em que o motorista se apresenta cansado, sonolento ou distraído, alertando-o diretamente e ajudando a evitar riscos. 

Assim, com funcionalidades essenciais para gestão dos riscos e das ocorrências, o gestor pode acompanhar tudo o que acontece em campo, bem como os tipos de infrações e motoristas que estão em movimento. Isso permite a tomada de decisões para aumentar a segurança dos seus operadores.

3 – Agende a manutenção regular do veículo

Independentemente do tamanho da sua frota ou dos tipos de veículos, a manutenção regular de componentes será uma necessidade recorrente.  

Além de totalmente recomendada, essa manutenção é obrigatória em empresas que prezam por veículos confiáveis.  

Caminhões e máquinas agrícolas/florestais malconservados colocarão motoristas e operadores em riscos elevados, além de problemas legais e regulatórios. 

Assim, acompanhar a manutenção com uma ferramenta digital de gerenciamento de frota reduz as suposições e garante que nenhum veículo seja negligenciado. Esse tipo de sistema pode enviar lembretes quando os veículos atingem determinados marcos de quilometragem que exigem rotinas de manutenções específicas.

4 – Incorpore soluções de rastreamento de ativos

Todo gestor de frotas gosta de saber onde se encontra a sua frota, qual é o modelo e qual é o tipo de operação realizada. A melhor forma para fazer isso, seria adotar estratégias relacionadas ao rastreamento de ativos.

Ao fornecer dados sobre o desempenho do veículo, o rastreamento deste tipo de ativo contribui para tornar o processo de manutenção mais eficiente, bem como permite que os gestores agendem verificações regulares, ajudando a reduzir os custos de reparação e o tempo de inatividade dos veículos. 

Há também tecnologias que permitem identificar comportamentos inseguros na direção. Por meio de dispositivos específicos, as frenagens bruscas, acelerações, curvas e excesso de velocidade são identificados, ajudando a prevenir acidentes.  

Alguns sistemas também contam com inteligência artificial (IA) que detecta a utilização não autorizada do veículo, distrações e até violações de regras.

5 – Ofereça treinamentos constantes para os motoristas

Quando devidamente qualificados e bem-treinados, os motoristas e operadores de máquinas não só ajudam a diminuir custos como também reduzem o risco de acidentes e outros riscos associados à frota.  

Por isso, oferecer treinamentos completos e manter os colaboradores em constante atualização, é uma ação central para melhorar o gerenciamento de risco na gestão de frotas. 

Essas dicas são essenciais para ajudar toda a empresa a melhorar o gerenciamento de riscos de frotas, agilizando as operações e melhorando a eficiência de todo esse processo. 

Invista nessas ações te tenha uma gestão de riscos mais assertiva no uso de toda a frota da sua empresa. 

Convidamos você a ler este conteúdo e conferir algumas dicas para escolher o sistema de gestão de frotas ideal para operações florestais.