Gestão de tempo e produtividade na indústria: como as soluções da AIKO podem ajudar?  

Você já teve a impressão de que seu dia precisaria durar mais do que as tradicionais 24h para que o dia fosse mais produtivo? Para isso, precisamos melhorar a relação entre a gestão de tempo e a produtividade. 

Na indústria, a melhora dessa relação depende de organização, administração de tempo, lista de tarefas e priorização. Caso contrário, a eficiência, a qualidade e a produtividade podem ser afetadas.  

Mas a boa notícia é que a realização de ajustes no fluxo de trabalho diário e a adoção de soluções tecnológicas podem resultar em maiores ganhos da produtividade, além de horas sobrando no relógio. 

Para ajudar empresas, a Aiko possui soluções que ajudam diversos setores a melhorarem a relação entre a gestão de tempo e produtividade.  

No artigo de hoje convidamos você a entender a importância da gestão de tempo no meio corporativo e como ela contribui com a produtividade da indústria. 

O que é gestão de tempo? 

No nosso cotidiano, o uso da palavra tempo é basicamente empregado para determinar a duração que uma tarefa tem! Por consequência, a gestão de tempo consiste na capacidade de gerenciamento dessas tarefas. 

No ambiente industrial, a gestão do tempo surge de uma análise detalhada da rotina de uma empresa, responsável pelo estudo dos procedimentos e o período de duração de cada um. 

Para alcançar este objetivo, um eficiente planejamento e a mensuração dos prazos estipulados para a execução de cada tarefa são fundamentais. 

Ou seja, gerir o tempo significa definir quais são as ações mais importantes e urgentes e como elas devem ser feitas naquele momento para que sejam completadas no período desejado. 

Dessa maneira, é possível dividir a realização das atividades de uma forma mais eficiente, otimizando os processos da cadeia produtiva e contribuindo com a produtividade. 

Tempo e produtividade: entenda a relação 

Como destacado anteriormente, a gestão do tempo e a produtividade são dois conceitos que andam juntos e se relacionam a todo momento. 

Em uma indústria, por exemplo, quando não há uma eficaz gestão do tempo, há perda de eficiência operacional, com as atividades mais simples demorando demais. Com isso, os prazos podem ser perdidos, com elevação dos erros, entre outras complicações.  

A consequência disso tudo é uma relativa queda de produtividade e de lucratividade da empresa. 

Importante destacar que essa baixa produtividade está relacionada com tudo aquilo que dificulta o trabalho das equipes. Quando as tarefas são muito operacionais, elas demoram muito tempo e a produtividade tende a cair. 

Há também outros pontos que afetam essa relação, como: 

• Processos muito complexos, burocráticos ou desorganizados, que demandam muito tempo para serem executados; 
• Falta de clareza na comunicação e nas informações apresentadas; 
• Desalinhamento entre as metas e os objetivos; 
• Falta de estrutura para o cumprimento de tarefas, demandando mais tempo que o esperado.

Diante destes desafios, a busca por produtividade vem ganhando espaço no meio corporativo. Ela mostra que é possível atingir melhores resultados aliando tecnologia, conhecimento e uso de métodos ágeis, que promovem ciclos mais dinâmicos e eficientes. 

5 princípios fundamentais da gestão de tempo 

Em uma indústria, alcançar um patamar ideal entre gestão do tempo e produtividade agrega benefícios não apenas aos colaboradores, que vão encontrar um nível de eficiência adequado para realizar suas atividades, mas também os gestores serão beneficiados.

 

Mas para que isso aconteça, seguir os 5 princípios da gestão do tempo é imprescindível. Veja: 

1. Objetivos 

Ter objetivos é essencial para organizar nosso dia. Quando estão seguros dos resultados que querem alcançar, gestores e colaboradores conseguem priorizar melhor seus afazeres, fugindo da procrastinação, considerada uma das maiores vilãs da gestão do tempo.  

Por isso, é bastante importante que o colaborador saiba o que precisa ser feito no seu dia, na sua semana, no seu semestre etc. 

2. Concentração 

Ter mais foco para se concentrar nas tarefas é um importante princípio da gestão do tempo. Imagine que um colaborador planejou dois afazeres a serem realizados durante sua manhã, mas perde 1 hora pensando em outros projetos.  

O resultado? Provavelmente ele não dará conta do que havia planejado inicialmente para sua manhã. 

Se concentrar em uma atividade por vez pode ser um desafio, mas é essencial para não acumular tarefas e evitar um efeito cascata de pendências. Quem tenta fazer mil coisas ao mesmo tempo, muitas vezes não faz nenhuma delas direito, reduzindo sua produtividade. 

3. Prioridades 

É fundamental saber priorizar as coisas atividades importantes. Para isso, há um recurso muito utilizado por empresas: a matriz de Eisenhower.  

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tarefas que ajuda a organizar e priorizar os afazeres por urgência e importância. Com ela, é possível organizar os afazeres de acordo com os seguintes critérios: 

• Urgente e importante — faça primeiro; 
• Importante, mas não urgente — faça assim que possível, mas não precisa ser imediatamente; 
• Urgente, mas não importante — se possível, delegue para outra pessoa; 
• Não importante e não urgente — tente eliminar esse afazer do seu planejamento ou fazer quando não há nada mais prioritário. 

O objetivo da Matriz de Eisenhower é eliminar toda a indecisão sobre as tarefas e determinar a ordem de prioridade que cada uma delas têm. Com isso, o tempo dos colaboradores fica concentrado nas demandas realmente necessárias. 

4. Autoconhecimento 

Outro princípio da gestão do tempo é o autoconhecimento. É importante saber em quais horários do dia o colaborador é mais eficaz e qual atividade ele tem maior e menor facilidade para realizar.  

Por exemplo, se ele sente que seu raciocínio é mais lento pela manhã, é melhor programar para esse período tarefas mais “automáticas”, evitando um mau aproveitamento do seu tempo.  

Se ele tem facilidade de realizar uma tarefa, pode demandar menos tempo para sua realização. 

5. Controle 

Por fim, é fundamental controlar o desempenho para adequar sempre sua rotina. De repente, toda a dificuldade em administrar o tempo pode estar acontecendo porque o colaborador está programando menos tempo do que o necessário para determinada atividade.  

Isso pode fazer com que ele termine o dia com a sensação de que não deu conta, quando na verdade só precisa planejar seus horários de forma mais realista. 

Benefícios obtidos ao melhorar a gestão de tempo e produtividade 

Quando a empresa começa a priorizar a gestão do tempo ela busca obter alguns benefícios que resultem em maior produtividade. Saiba quais são os benefícios ao cuidar do planejamento da rotina: 

• Redução do estresse — ao administrar o tempo, as chances de passar por momentos de estresse são reduzidas, impedindo prazos estourando e acúmulo de pendências; 
• Produtividade impulsionada — no trabalho, um eficiente planejamento da rotina e foco nos afazeres otimizam bastante a produtividade; 
• Descanso mais bem aproveitado — costuma ter sentimento de culpa nos finais de semana porque ficaram muitas obrigações para trás? Com a gestão do tempo os momentos de descanso serão mais bem aproveitados; 
• Aumento da confiança – Quando o time deixa de gastar tanto tempo com a coleta, validação e organização das informações – indo direto à realização da tarefa – a tendência é que os colaboradores se sintam mais motivados, principalmente porque cada um corresponde às expectativas estabelecidas pelos gestores. 
• Maior qualidade de vida — por fim, a gestão do tempo permite que momentos de trabalho, de lazer e de descanso se mantenham equilibrados, melhorando a qualidade de vida. 

Portanto, o grande desafio da indústria é alavancar o desempenho do negócio. Quando isso é conquistado, os resultados da gestão de tempo e produtividade podem ser vistos tanto na vida pessoal quanto profissional. 

Soluções Aiko: Fundamentais para uma gestão do tempo mais eficiente 

Dentro de uma indústria, é dever do gestor considerar sua intervenção em diversos pontos para otimizar seu tempo. Tais pontos devem ser trabalhados de uma forma que visem alcançar um aumento da produtividade, sem comprometer a qualidade da atividade/operação. 

Para isso, há a necessidade de adotar ferramentas que viabilizem a eficiência real de uma operação. Neste caso, a Aiko disponibiliza ao mercado excelentes soluções. 

Uma dessas soluções é o TrackIt. Esse é um sistema de gestão de frotas que facilita o gerenciamento de um negócio, integrando tudo o que você precisa em um único lugar. 

Com a solução de gerenciamento de frotas da Aiko, o gestor terá à sua disposição várias funcionalidades inovadoras e customizáveis para o melhor gerenciamento da sua operação.  

Com mais de 100 tipos de dashboards, essa é uma solução que leva mais agilidade na tomada de decisão, com dados completos sobre consumo de combustível, produtividade e ociosidade entre outros.  Assim, será possível melhorar a gestão de tempo e produtividade. 

Outra solução desenvolvida pela Aiko é o sistema de controle de combustível. Com essa solução, a empresa tem mais precisão e eficiência para o melhor gerenciamento dos abastecimentos em campo.   

Dessa forma, a melhor estratégia para otimizar a gestão do tempo e ao mesmo tempo aumentar a produtividade é colocar em prática os princípios fundamentais deste processo, que deve ser muito bem planejado e organizado. 

Também recomendamos que você conheça as soluções da Aiko. Elas certamente irão ajudar sua indústria a ter uma melhor gestão de tempo e produtividade. 

Você precisa simplificar a gestão da operação na sua empresa? Então conheça as soluções da Aiko e veja como elas vão ajudá-lo a ter mais eficiência.