Método 5W2H: Como utilizar para aumentar a produtividade e facilitar a gestão?
Em empresas do agro, da construção e de indústrias a gestão empresarial é sempre um grande desafio. Planejar e executar melhores estratégias é, de fato, uma necessidade real. Mas, o uso de ferramentas, como o método 5W2H, se comportam como grandes facilitadoras da gestão.
O método 5W2H é uma ferramenta bastante versátil e de grande utilidade para solucionar todo tipo de demanda, pois permite chegar a um plano de ação específico, alinhado aos objetivos de um indivíduo, grupo ou organização.
Diante disso, entenda o que é o método 5W2H. Conheça também suas vantagens e porque ele é essencial para aumentar a produtividade e facilitar toda a gestão de vários segmentos empresariais.
Entenda o que é o método 5W2H
Antes de saber porque a ferramenta 5W2H consegue aumentar a produtividade e facilitar a gestão do seu negócio, precisamos entender o que ela, de fato, é!
Criada no Japão, a ferramenta 5W2H é caracterizada como um conjunto de questões que é utilizado para compor planos de ação que sejam mais rápidos e eficientes. Seu grande propósito é definir tarefas eficazes e seu acompanhamento, de maneira visual, ágil e simples.
Formada por uma combinação entre letras e números, essa sigla pode gerar confusão, mas se refere às iniciais de 7 perguntas (em inglês) que ajudam a solucionar muitas demandas da empresa, que são:
- What: o que deve ser feito?
- Why: por que precisa ser realizado?
- Who: quem deve fazer?
- Where: onde será implementado?
- When: quando deverá ser feito?
- How: como será conduzido?
- How much: quanto custará esse projeto?
Quando essas sete questões são respondidas de uma forma bastante realista, sua empresa conseguirá enxergar com clareza a necessidade (ou não) de uma mudança, e formular um plano para alcançar esse objetivo.
Vantagens da aplicação do método 5W2H para diferentes segmentos
O principal propósito dessa metodologia é a de proporcionar que as tarefas sejam desenvolvidas de maneira muito mais eficaz e que o acompanhamento da realização delas possa ser feito de maneira mais ágil e muito mais visual.
Mas, para empresas do agronegócio, indústrias ou segmentos de construção as vantagens da metodologia vão muito além. Entre elas vemos:
- Possui aplicação bastante simples, podendo ser utilizada na gestão de todo tipo de processo, independente do ramo de atuação da empresa, sempre com a finalidade operacional, estratégica ou tática;
- Garante o cumprimento de prazos e tarefas, resultando em aumento da produtividade e impactos positivos sobre as finanças da empresa.
- Facilita a criação dos mais diversos planos de ação, viabilizando esse processo de forma prática e bastante simples;
- Otimiza todos os processos internos, fornecendo uma visão sobre o todo. Isso permite entender melhor os recursos disponíveis, saber direcionar as pessoas para as ações certas e entender o que realmente é necessário para que o objetivo seja atendido.
- Praticamente não possui custo, basta organização e boa gestão. Além disso, seu negócio não terá que se desfazer de nenhum grande recurso para colocá-lo em prática;
- Proporciona agilidade, clareza e direcionamento da equipe envolvida no projeto;
- Reduz custos ao eliminar o excesso de tentativas e falhas;
- Libera tempo na agenda dos gestores. Como este método segue um modelo pronto, a revisão de estratégias torna-se mais rápida, permitindo ao gestor mais tempo para que ele se dedique a outras tarefas estratégicas.
Assim, com todo o time (do agro, da construção e da indústria) alinhado e ciente de sua participação, o método 5W2H será essencial para controlar as atividades e os prazos estipulados, organizando cronogramas e ajudando na coleta de dados para a mensuração de resultados.
Como fazer com que a ferramenta 5W2H saia do papel?
Depois de conferir as muitas vantagens, você se interessou pelo método 5W2H e pretende implantá-lo na sua empresa? Então chegou a hora de tirar o projeto do papel e colocá-lo em prática!
Como já salientamos anteriormente, o 5W2H se refere a 7 perguntas que, quando respondidas corretamente, irão estruturar todo o projeto. Vamos conhecer essas perguntas de forma mais detalhada. Veja:
- What: o que será feito? Aqui você deve definir qual é o objetivo principal do projeto;
- Why: por que será feito? Representa a justificativa para o desenvolvimento do projeto;
- Where: onde será feito? Qual será o local de realização do projeto;
- When: quando será feito? Qual será o tempo de execução do projeto;
- Who: por quem será feito? Quem é o profissional ou qual é a área responsável pelo projeto;
- How: como será feito? Como e quais atividades serão feitas durante o projeto;
- How much: Quanto custará? Indica qual será o custo total do projeto.
Desse modo, basta você definir qual o projeto ou problema passará por essa metodologia e ir respondendo a cada um dos questionamentos de maneira sempre estratégica.
Seja claro ao definir todas as respostas e reflita bastante acerca da possibilidade do que você definiu. Por exemplo, ao definir a pergunta “What” (o que será feito), analise se a meta é passível de ser alcançada, bem como os motivos que as fundamentam.
Além disso, a recomendação é que o processo avance lentamente, passando para a próxima fase apenas quando tiver chegado a uma resposta pronta, definitiva e plausível para a pergunta anterior.
Com isso, seus resultados serão sempre satisfatórios, seja no aumento da produtividade, seja na facilidade de gestão.
Ainda tem dificuldades? Então confira mais dicas para aplicar a ferramenta corretamente
Como você viu anteriormente, o método 5W2H é baseado nas respostas a algumas perguntas e, a partir delas, seguir uma direção para que determinado objetivo seja atingido.
Mas, se você ainda tem dúvidas sobre a aplicação da metodologia, há algumas dicas e insights bastante interessantes que você deve seguir. Veja.
1- Faça uma análise mais ampla antes de definir seu objetivo
O método 5W2H é voltado principalmente para contribuir com aquelas etapas mais práticas ou para microcenários.
Mas, antes de chegar a essa etapa, você deve fazer uma avaliação geral do seu negócio (seja ele dedicado ao agro, industrial ou de construção), a fim de definir suas prioridades.
Essa avaliação vai ajudar a determinar tanto o objetivo dentro da metodologia quanto o melhor prazo, já que você vai saber o que precisa ser concluído primeiro.
2- Responda às questões da forma mais sucinta possível
A grande ideia da metodologia é simplificar. Ou seja, de nada irá adiantar escrever longas respostas para cada uma das respostas associadas às perguntas 5Ws e 2Hs!
Por essa razão, a grande dica é responder a cada uma das perguntas como apenas uma frase.
Inicialmente você pode ter algumas dificuldades, principalmente quando definir o “How” (como um projeto será executado), pois é bastante comum que várias ações serão realizadas dentro de um projeto.
Porém, faça o máximo de esforço para expressar cada atividade através de apenas uma frase.
3- Utilize um sistema que possa ser editado por todos dentro da equipe
No agro, na indústria ou na construção, são raros os casos onde apenas uma pessoa cuida de todo o projeto, já que geralmente muitas pessoas são necessárias em um mesmo projeto.
Por isso, pode ser bastante interessante desenvolver o método 5W2H em um aplicativo, sistema ou documento que permita o compartilhamento e edição por todos os membros da equipe.
Para isso, existem várias opções de ferramentas, caso do Google Planilhas ou do próprio Excel.
Outras alternativas para o monitoramento do 5W2H incluem os softwares Evernote e Trello, que são de fácil manuseio e uso.
Esse compartilhamento das informações facilita o acompanhamento de cada tarefa com muito mais eficiência.
4- Reavalie o projeto de forma periódica
Todo bom projeto possui correções no meio do caminho.
Assim, dependendo do projeto, você e sua equipe vão enfrentar diversas transformações ao longo do processo, que alteram o cenário e pedem uma reavaliação. É preciso ficar atento a elas.
É claro que essas alterações nem sempre vão exigir que seu método 5W2H seja refeito. Há mudanças que afetam somente um dos pontos, seja ele o custo, responsável pela execução, tempo para concluir uma etapa etc. Corrigi-las já pode resolver uma questão.
No entanto, se houver imprevistos maiores, repensar a estratégia para alcançar o objetivo pode ser necessária.
Dessa forma, recomendamos que você aplique essa metodologia no gerenciamento de projetos da sua empresa, pois ela é simples e impacta positivamente nas entregas das tarefas e nos planejamentos.
5- Peça feedbacks frequentes
Ao delegar tarefas para os responsáveis por cada fase, é essencial pedir – e dar – feedbacks frequentes.
Esses feedbacks podem ser dados durante reuniões semanais, quinzenais ou mensais, a depender da relevância e momento que o projeto está.
Com isso, todos os envolvidos no projeto vão ficar cientes do que já foi feito, o que ainda está em andamento e quais são os próximos passos.
Diante disso tudo, fica claro que o método 5W2H garantirá maior clareza sobre quais os passos necessários para atingir um objetivo, além de controlar cada ação de uma forma muito mais simples e eficiente.
Continue acompanhando o blog da Aiko e conheça outras metodologias de gestão que vão ajudar sua empresa a melhorar seus processos.
