Metodologia 5S: o que é e como ela pode ser adotada na sua empresa?
Toda empresa tem o desejo de ser mais produtiva, eficiente e organizada e um dos métodos mais populares para se fazer isso é adotar a metodologia 5S. Surgida no Japão, essa metodologia funciona como uma ferramenta de gestão que ajuda as empresas a produzirem melhor.
Quando bem aplicada, a metodologia 5S eleva a gestão da empresa a um novo patamar ao ponto de que promove melhorias do clima organizacional e a produtividade de todos os setores.
Com base nisso, convidamos você a entender mais sobre os tão falados 5S presentes neste método e como essa metodologia pode ser adotada dentro da sua empresa a ponto de trazer excelentes benefícios.
Metodologia 5S: Como surgiu e com quais objetivos?
A metodologia 5S foi desenvolvida pelos japoneses na época pós-segunda guerra mundial. Essa época foi uma das mais difíceis da milenar história japonesa, principalmente depois das fatídicas bombas que arrasaram Hiroshima e Nagasaki.
Na época, o Japão desejava se reestruturar o mais rápido possível para retomar sua posição de protagonismo no cenário mundial. Para isso a metodologia 5S foi desenvolvida.
Por meio dela, as empresas japonesas conseguiram qualificar seus processos, gerando um escalonamento mais ágil de seu crescimento. E a história comprova: a metodologia surtiu excelentes efeitos, já que o Japão tem, há muitos anos, uma das maiores economias do mundo.
Os 5S reúnem uma série de ferramentas que contribuem para a qualidade dos trabalhos realizados dentro de uma empresa, semelhantes a outras metodologias.
Mas, essa forma de gestão vai além de uma ferramenta tradicional, ela é uma filosofia focada na melhoria contínua e na qualidade total da empresa, visando o crescimento humano e profissional.
E, por ser uma filosofia, a metodologia pretende promover maior disciplina e segurança dos processos, garantindo assim muito mais organização, qualidade e produtividade e uma melhoria contínua.
Assim, quando aplicada, essa metodologia é parte importante de uma estratégia, permitindo que todos os departamentos da empresa atuem de forma conjunta e possam evoluir rumo a um novo patamar de qualidade dos serviços ou produtos.
Entendendo o significado de cada um dos 5S
A melhor forma de explicar a metodologia é apresentar cada um dos “S” que a compõe.
Por representar uma filosofia de origem japonesa, o 5S representa uma sigla de 5 palavras japonesas que são:
- Seiri: senso de utilização;
- Seiton: senso de organização;
- Seiso: senso de limpeza;
- Seiketsu: senso de padronização;
- Shitsuke: senso de disciplina
Por conta dessa tradução, o programa dos 5S é conhecido no Brasil de metodologia ou programa dos cinco sensos.
Dentro da metodologia, você deve estar se perguntando: Em uma organização, qual é a função de cada um dos 5S? Teremos as respostas abaixo. Confira:
Seiri: Senso de utilização
Faz referência à utilização consciente dos materiais e dos outros recursos utilizados na empresa. Para isso, a empresa precisa refletir sobre os hábitos e reconsiderar o acúmulo de materiais desnecessários.
A finalidade do “Seiri” é a de evitar distrações e, ao mesmo tempo, motivar a concentração e a produtividade de todas as pessoas no ambiente de trabalho.
Para isso, a empresa deve analisar aquilo que realmente é útil, devendo responder questões como: o que é fundamental? O que interfere na produtividade no dia a dia? E o que não interfere, não sendo necessário?
Sua grande meta é deixar o ambiente de trabalho mais útil e menos poluído.
Seiton: Senso de organização
Faz referência ao senso de organização que a empresa deve ter. Ou seja, aquilo que foi definido como útil precisa agora ser organizado.
A organização deve ser realizada de uma forma que assegure que será despendido menos tempo em procurar materiais básicos. Com isso, a equipe consegue focar ao que importa de verdade.
Assim, antes de começar o trabalho, há a necessidade de deixar tudo em ordem previamente. No futuro, isso significará processos mais rápidos, eficientes e econômicos.
Seiso: Senso de limpeza
Com tudo muito bem organizado, chega o momento de olhar para o ambiente de trabalho e perceber o que mais pode incomodar os trabalhadores, afinal o lugar de trabalho é de total responsabilidade de quem atua nele. Descuidar disso gera improdutividade.
Assim, é importante não só fazer uma limpeza visual e física no ambiente de trabalho, mas também remover o que pode estar causando distúrbios ou problemas à equipe de trabalho.
Uma máquina que faz muito barulho e causa problemas à concentração das pessoas, por exemplo, deve ser trocada de lugar ou acionada apenas em períodos em que houver menos gente trabalhando.
Seiketsu: Senso de padronização
Para que seja altamente eficaz, a metodologia 5S precisa ser incorporada na rotina de todos que estão envolvidos no trabalho, gerando engajamento. Para isso, é preciso buscar a padronização.
Por meio da padronização, a empresa impede que cada colaborador faça o trabalho “do seu jeito”, garantindo um maior controle estatístico dos processos e da qualidade da produção.
O grande objetivo é criar processos que permitam a aplicação dos três sensos descritos até aqui e que permitem otimizar a produtividade. Aqui, a grande meta é manter o alto nível em dia e promover a melhoria contínua, gerando incentivos para que todos busquem o seu melhor.
Shitsuke: Senso de disciplina e autodisciplina
O senso final dessa filosofia japonesa se relaciona com os sentimentos resultantes da mudança obtida. No quinto senso é chegado o momento de vivenciar as transformações que os novos hábitos criaram.
Nesse aspecto, a disciplina é da máxima relevância, pois o tempo permitirá a justa adequação ao novo método, dentro de uma metodologia baseada no processo de melhoria contínua.
Devem ser dedicados alguns momentos para dar o feedback. Isso significa que tanto os gestores quanto os colaboradores podem compartilhar suas experiências, promovendo a otimização de processos.
Um dos mais importantes passos dentro dessa transformação é a admissão de erros, onde todos devem identificar seus erros e ter a consciência de que precisam se aprimorar constantemente.
Por que utilizar a metodologia 5S na sua empresa?
Você já pensou nos transtornos que toda empresa pode estar sujeita? Alguns são de ordem mercadológica e de difícil controle, mas a esmagadora maioria são de natureza interna e indicam alguma falha na gestão da empresa.
Exatamente por isso, as empresas que pretendem reduzir custos, riscos e evitar excessos devem apostar na metodologia 5S. Quando bem adotada, essa metodologia ajuda a empresa de modos diversos, tais como:
- Melhor estratégia para indicar e eliminar falhas internas;
- Visa otimizar a produtividade de todos os profissionais da empresa;
- Garante que os ambientes de trabalho sejam muito mais organizados e seguros;
- Melhora a manutenção e facilita o acesso aos materiais e aos recursos;
- Coordena e aperfeiçoa os fluxos de todas as atividades referentes à empresa;
- Aumenta o engajamento dos colaboradores na equipe, uma vez que, ambientes limpos e organizados dependem da participação de todos;
- Melhora a qualidade, a produtividade e oferece maior segurança no trabalho de todos os colaboradores.
Além disso, tudo, a metodologia melhora o padrão de comunicação e de comprometimento de todos que compõe uma empresa, de colaboradores do menor escalão até a gerência.
Princípios da metodologia 5S que sua empresa nunca deve esquecer
Como vimos, muitos são os benefícios da adoção da metodologia 5S na sua empresa, mas para isso, é preciso considerar alguns princípios da metodologia que nunca devem ser esquecidos:
- Se você conhece a metodologia, mas não a realiza, é como se você não a conhecesse;
- O êxito da implantação da metodologia depende especificamente do senso de utilização (Seiri), senso de organização (Seiton) e sendo de limpeza (Seiso) que são a base de toda a metodologia;
- Ordenar significa identificar (colocar em ordem);
- O ambiente mais limpo de uma empresa não é aquele que é limpo mais vezes, e sim aquele que menos se suja;
- A organização do ambiente carece da capacidade de organização das pessoas envolvidas;
- Todo o trabalho precisa ser cumprido pela equipe;
- A tolerância é também uma ferramenta laboral, desde que aproveitada com equilíbrio.
Esses princípios são máximos altamente valiosos e resumem, de forma prática, o verdadeiro objetivo da metodologia 5S.
Também é importante que os gestores estejam comprometidos com a divulgação dessa filosofia dentro da empresa. Elas devem estar dispostas a investir em um plano de ação que estimule a equipe a procurar os melhores resultados.
O que você acha sobre a metodologia dos 5 sensos desenvolvida pelos japoneses? Você tem interesse de experimentar em sua gestão? Continue no blog da Aiko e saiba mais sobre processos de gestão.
